Es una gran virtud que tiene la plataforma de Google, aunque siempre insistimos que es necesaria cierta organización a la hora de hacer uso de ellas o al menos disponer de las herramientas necesarias para tener un control directo sobre ellas.
A modo de ejemplo, si yo soy el autor de un documento, y hemos dado de alta a una serie de usuarios para que sean editores (esto es, que puedan modificar el documento), quizás nos llegue a interesar saber (a mi o al resto de los editores) en qué momento se han hecho modificaciones en el documento, bien porque estemos a la espera de cerrar un epígrafe del documento, o bien porque estemos esperando la corrección por parte de un usuario, o simplemente, por monitorizar la actividad que está teniendo el propio documento en cada momento.
A modo de ejemplo, si yo soy el autor de un documento, y hemos dado de alta a una serie de usuarios para que sean editores (esto es, que puedan modificar el documento), quizás nos llegue a interesar saber (a mi o al resto de los editores) en qué momento se han hecho modificaciones en el documento, bien porque estemos a la espera de cerrar un epígrafe del documento, o bien porque estemos esperando la corrección por parte de un usuario, o simplemente, por monitorizar la actividad que está teniendo el propio documento en cada momento.
De todas las aplicaciones nativas de Google Apps (documentos, hojas de calculo, dibujos, formularios, presentaciones...) sólo la aplicación de hojas de cálculo trae de forma nativa la posibilidad de recibir notificaciones cuando se realicen modificaciones en el documento. En el siguiente vídeo os explicamos cómo recibir esas notificaciones.
Sin embargo, para el resto de aplicaciones, no hay disponible esa opción. No obstante, y dado que la propia plataforma permite programar nuevas funcionalidades, nuestros amigos TEACHAWAKENING han desarrollado un complemento que permite configurar notificaciones a los usuarios que le indiquemos para que cada vez que se haga una modificación sobre el documento se notifique vía correo electrónico.
Nosotros hemos cogido dicho complemento (podéis acceder aquí al original) y lo hemos traducido al español para que lo pueda usar cualquier persona que no esté familiarizado con la lengua de Shakespeare. El resultado es el que se muestra en la figura (pinchando sobre ella os podéis hacer una copia de la plantilla en vuestra cuenta de Google Drive)
Para que os resulte lo más familiar posible,en el siguiente vídeo os explicamos paso a paso cómo usar dicho complemento que nos permitirá recibir en nuestra cuenta de correo la notificación de que se han hecho modificaciones en el documento.
Evidentemente la opción la activaremos cuando nos encontremos en un momento en donde los cambios no están programados y estén espaciados en el tiempo. Esta opción, nos servirá para tener un mayor control sobre el documento. Se puede aplicar tanto a documentos de trabajo, como a documentos que usemos para la gestión de proyectos o para todo lo que implique una alimentación de información por parte de varios usuarios.Os lo dejamos a vuestro criterio.